貸会議室のニーズについて!!

赤い椅子が並べられた大きな窓の会場

近頃はスカイプ通話やテレビ会議等、IT化が進んで色々なスタイルで会議を行う事が出来たり、大変便利な時代になっています。しかし、従来会議のように多くの従業員や関係者が同じ空間に集結して、その中で情報や感覚等を共有する形式も有効性は高いです。
今多くの会社では、会議室を自社に持っていないケースが多く、会議やセミナーで多くの社員を収容する場所として貸会議室は有効的に活用されています。更に現在では、会議他にも社内の社員を全員集めて行うセミナーの他にも、外部からゲストを招待して行うセミナー等、色々セミナー会場として活用されるシーンが増えてきています。

貸会議室を利用してセミナーを行うメリット!!

会議室で発言する男性

現在は、貸会議室でセミナーが行われる機会が多くなっており、その利用は年々増加傾向にあります。会社や企業で会議室を持たなくなった事で、利用者が増えた事も増加の一つの要因ですが、その他に利用する事でのメリットはどんな所にあるのでしょうか。

沢山の人数を集客する事が出来る!

会社で社員全員を集めてセミナーを行う場合、例えば、会社が全国展開しており全国各地に社員がいます。同じ会社の社員と言っても、いつもはそれぞれ異なる地域で仕事を行っているので、全国各地にいる社員同士が顔を合わせる事はありません。しかし、貸会議室を利用すれば広い空間をレンタルする事が出来るので、全国の社員を集客する事も可能です。

セミナーに相応しい整った環境!

多くの人が集まるセミナースペースでは、セミナーに参加した人全員が無理なく集客出来る空間の広さや交通アクセスが便利な立地も大切です。しかし、その他にもセミナーに参加した社員が会社の組織の一員である事を改めて自覚したり、仕事に対して誇りを持ったり、仲間意識を高めたりする場にも繋がります。貸会議室は、設備に関しても充実しておりセミナーに相応しい雰囲気の中で、質の高いセミナーを円滑に遂行出来る空間とサービスが整っていると言えます。

コスト削減に貢献している!

貸会議室の利用は会社のコスト削減にも貢献しています。例えば、貸会議室の中には、100名以上で利用可能なフォーマルな格調高い大会議室、少人数セミナー向きの小会議室等、様々なタイプの会議室が用意されています。このように、各タイプの会議室をセミナーの規模・内容によって上手に利用する事で、会社に掛かるコストをなるべく抑えながら質の高いセミナーを行う事が可能になります。

質の高いセミナーを行う事が出来る!

貸会議室を利用すると設備が充実しているので、必要に応じて液晶プロジェクターやホワイトボードが常備されている会議室、音響機材等をお手軽にレンタルする事が出来ます。なので、より内容の濃い充実したセミナーを開催する事が可能です。質の高いセミナーは、参加者の集中力を高めたり、モチベーションアップにも繋がっています。

貸会議室で行われているセミナー形式について!!

ワークショップ

セミナーと言っても様々な形式のセミナーがありますよね。貸会議室は様々なセミナー会場に対応可能であるので、色々なジャンルのセミナーが開催されています。セミナーを行う前に、自分は「どんな形式スタイルで行うか」を決めておく事は大切です。ここでは、貸会議室でセミナーを開催する際の形式、また、各形式で行う際の会場選びのポイントをお伝えします。

プレゼンテーション形式

講師が演台上に立ち、スクリーン等を活用しながら聴衆に向けて説明を行う定番スタイルです。講師から聴衆に向けて情報を伝える事が主になるので、話が終わった最後に聴衆が講師に対して質疑応答出来る時間が設けられている場合が一般的です。

<必要な備品>
  • 演説台
  • 机・椅子
  • 大型スクリーン
  • 音響設備
  • など
<ポイント>
例えば、大型スクリーンが一台あれば良いのか、小さいサイズのスクリーンを2台用意した方が参加者が映像を見る時に見やすいのか等、セミナーの集客人数にもよって会場レイアウトは変わってきます。参加人数とどんな方法でプレゼンテーション形式のセミナーを行うかも考えておくと、部屋をレンタルする際の参考になります。

ワークショップ形式

聴衆者がアクションを起こしながら行う体験型スタイルです。ワークショップ形式では、グループに分かれて話合いや作業を一緒に行い、セミナーの成果をまとめていく方法が一般的です。能動的な要素を取り入れたセミナーになります。

このような形式の場合は、聴衆者も会場内で移動したり動いたりする事もある事が想定されます。なので、話を聞くスペースの他に、少し移動や動きに困らないスペースが確保出来るような部屋が必要な場合もあります。

パネルディスカッション形式

舞台に一つの議題に対して異なる意見を持つ複数名が討論を行うスタイルです。開催されるセミナーによっては、聴衆がその討論に参加する場合もあります。参加者にとっては専門家の意見が聞けたり、主催者にとっては専門家を招く事で多くの集客が見込めます。

パネルディスカッションでは専門家の意見を聞けるメリットがありますが、もっと参加者が有意義な時間を過ごせるように、例えば議題に関してのアンケートをセミナーの途中にアンケートを用意していた場合、記載する為に机が必要になってきます。また、話を聞くだけであるなら、もしかしたら椅子のみのセッティングで良い事もあります。このように、どんな方法でパネルディスカッション形式のセミナーを行うかでレンタルする会議室も変わってきます。

ライトニングトーク形式

舞台上で大体一人5分間程度の短い時間で、自分の意見を述べていく発表形式を連続して行うスタイルです。

ライトニングトークでは、大体パワーポイントを活用して分かり易く参加者に話をしていく事が一般的です。参加人数にもよりますが、どの程度の大きさのスクリーンが必要か等をしっかり想定しておく事が大切です。

このように・・・

セミナーと言っても様々な形式があると言う事が改めて分かったと思います。自分達がどんな形式で行うかによって会議室を選ぶ基準も変わります。貸会議室を利用する際は、レンタルする前に自分でセミナー形式が決定した上でレンタルするようにしましょう。もし、セミナーを行う部屋の空間つくりに困った場合は、貸会議室業者の中には”カンファレンスコーディネーター”が所属している所もあります。カンファレンスコーディネーターは、利用者がセミナーを行う事に関して全面的にサポートしてくれる頼りになる存在です。なので、カンファレンスコーディネーターが所属している業者からレンタルする事も一つです。

まとめ

ホワイトボードにフローチャートを書き込む男性

今回は、貸会議室で行うセミナーの魅力についてお伝えしてきました。ただ単に会議室を貸し出しているのが貸会議室ではありません。様々なサポートや設備が整っているので、質の高いセミナーを開催出来る所も良い点です。貸会議室はセミナー場所としてもおススメの空間スペースです。